6

Od zawsze byłem miłośnikiem terminarzy, notatników i aplikacji do zarządzania zadaniami. Jako mistrz prokrastynacji, czyli odwlekania wszystkiego na później, uwielbiałem spędzać czas na planowaniu zadań zamiast na ich rzeczywistym wykonywaniu. Po prostu – planowanie działań zawsze było dla mnie przyjemniejsze niż rzeczywiste działania i praca.

Z drugiej strony, powyższe zdania piszę w czasie przeszłym. Jako że zmieniam swoje życie, w tym również nawyki, potrzebne mi było odpowiednie narzędzie. Takie, które się sprawdzi w realnym życiu i które nie będzie zajmowało mi zbyt dużo czasu na obsługę – niestety niektóre popularne na rynku aplikacje tak właśnie działają – ich obsługa zajmuje zbyt dużo czasu i energii.

Są takie aplikacja czy programy, które swoją prostotą i wręcz genialnością projektu zaskakują. Aplikacje, które niewiele potrafią, wydawałoby się, a których wykorzystanie okazuje się być czymś co zmienia nasze życie na lepsze.

Taką aplikacją jest dla mnie WorkFlowy.

Aplikacja jest dostępna w przeglądarce internetowej, jako apka na telefony komórkowe czy tablety. Wszystkie dane są przechowywane „w chmurze” i bez problemu synchronizują się pomiędzy wersją w przeglądarce a aplikacjami na telefonie i tablecie.

Ogólny opis aplikacji WorkFlowy.

Aplikacja WorkFlowy jest dostępna w przeglądarce internetowej pod tym adresem:

www.WorkFlowy.com

(Rejestracja w aplikacji trwa 5 sekund, klikamy powyższy link, następnie przycisk Sign Up, a później wystarczy podać maila i stworzyć hasło. APLIKACJA W WERSJI PODSTAWOWEJ JEST CAŁKOWICIE BEZPŁATNA, a płatna wersja Pro daje nam nieograniczone miejsce na notatki, backupy do Dropbox-a oraz udostępnia dodatkowe czcionki czy tła).
(UWAGA! Dzięki powyższemu linkowi dostaniecie 2x więcej miejsca na swoje wpisy! NIE jest to link afiliacyjny, NIE dostanę żadnych pieniędzy z tytułu polecenia Wam tego programu).

Jest bezpłatna – w każdym miesiącu można bezpłatnie dodać 250 notatek. Pełna wersja z nielimitowaną liczbą notatek jest płatna i dość droga, ale jeśli zaczniemy korzystać z tej aplikacji warto wynagrodzić Autorów za świetną robotę.

WorkFlowy jest również dostępny na telefony komórkowe jako aplikacja i bez żadnych problemów synchronizuje się z wersją przeglądarkową. Wszystkie notatki dodane na telefonie czy tablecie prawie natychmiast są dostępne w wersji przeglądarkowej i odwrotnie. Działa to w praktyce świetnie.

Czym jest WorkFlowy? To prosty notatnik, który przestaje być prosty…

Samo WorkFlowy jest niesamowicie prostym narzędziem. Mamy punkcik, który jest notatką. Możemy kliknąć w ten punkcik, aby przejść do kolejnego poziomu notatek. Możemy również rozwinąć wszystkie notatki z danego poziomu za pomocą plusika.

Świetnie przedstawia to ten filmik, więc nie będę tego opisywał. Nauka obsługi aplikacji zajmuje jakieś 50 sekund 🙂

Siła Workflowy tkwi w prostocie, wyszukiwarce i tagach.

Dlaczego tak strasznie uwielbiam WorkFlowy? Bo mogę „zrzucić” do tej aplikacji zawartość swojego mózgu 🙂 i mieć do wszystkiego błyskawiczny dostęp.

Dodatkowo w WorkFlowy są dwie rzeczy, które sprawiają, że ta z pozoru prosta aplikacja typu notatnik zmienia się w prawdziwe narzędzie do zarządzania planami, projektami, obowiązkami czy finansami.

Pierwsza z tych rzeczy to wyszukiwarka, która działa chyba najlepiej ze wszystkich programów jakie znam. Jest błyskawiczna!

Druga rzecz to tagi, które możemy tworzyć używając tego znaku: #. Wykorzystanie tagów zmienia nasz prosty notatnik w potężne narzędzie. Możemy je zmienić w kalendarz, na przykład tworząc daty z tagami: #2015-05-08 i wówczas używając wyszukiwarki możemy wyświetlać notatki z danego roku, miesiąca czy dnia, na przykład tak: #2015 lub tak: #2015-05 lub tak: #2015-05-08.

Możemy używać tagów to oznaczania kontekstów, na przykład ja korzystam z tagu #czekam którym oznaczam wszystkie zadania które są „u kogoś” – powiedzmy mam zadanie którego nie mogę wykonać bez zgody Klienta, lub oczekuję na coś co ma zrobić ktoś inny – wyszukując ten tag #czekam mam pełną listę wszystkich rzeczy na które czekam – co jakiś czas mogę więc przejrzeć tę listę i wysłać maile czy zadzwonić z ponagleniem.

Moje WorkFlowy – krok po kroku.

Moje WorkFlowy składa się z kilkunastu głównych punktów. Są to:

INBOX

BUDŻET, KALENDARZ, ORGANIZER, OUTSOURCING, ZADANIA

MOJE PROJEKTY, każdy projekt to osobny główny punkt, na przykład BLOG

PROJEKTY KLIENCI, każdy projekt to firma, nazwisko i imię Klienta

INBOX

Inbox to dla mnie miejsce do którego wrzucam wszystko w ciągu dnia. Każde zadanie, jakie przyjdzie mi do głowy, każda notatka jaką chcę zapisać – wszystko wędruje do Inboxa. Zbieram tu również wszystkie pomysły – z każdej kategorii, czy to jeśli chodzi o finanse, bloga, firmę czy zakupy. Codziennie rano i wieczorem poświęcam 3-5 minut na uporządkowanie Inboxa, wrzucając zadania do odpowiednich kategorii czy tworząc notatki. Jeśli zadanie z Inboxa zajmie mi tylko chwilkę, na przykład mam wysłać jakiegoś krótkiego maila, robię to od razu.

BUDŻET

Tak nazwałem część WorkFlowy, w której zapisuję wszystkie przychody i wydatki. Codziennie wieczorem poświęcam 10 minut na zapisanie wszystkich przychodów i wydatków z danego dnia.

Wielkimi literami oznaczam przychody, małymi literami – wydatki. Dodatkowo obok każdego wydatku mam kategorię – Firma administracja, Firma reklama, Firma outsourcing, Blog koszty, Życie mieszkanie, Życie podstawowe, Życie inne, Życie rozrywka, Auto koszty, Auto paliwo, Podatki, Długi – żeby ułatwić sobie życie używam skrótów, na przykład AP to Auto paliwo.

Życie podstawowe to wszystkie zwykłe codzienne wydatki, jak jedzenie, fryzjer, pralnia czy kosmetyk.

Życie inne to większe zakupy oraz na przykład prezenty. Tutaj zawsze dodaję notatkę czym był dany zakup, żeby pod koniec miesiąca wiedzieć na co poszły pieniądze – na przykład na prezent i zakup klawiatury do tabletu.

Życie rozrywka to wszelkie wydatki które nie są niezbędne, a więc na przykład jedzenie „na mieście” czy kino.

Raz na miesiąc wszystkie koszty dodaję i wrzucam do mojego budżetu domowego, który tworzę w Google Docs – arkuszu kalkulacyjnym i który przedstawię w innym wpisie.

Dzięki temu że na końcu danego wydatku mam skrót kategorii do której należy dany wydatek – używając wyszukiwarki wyświetlam sobie tylko wydatki z danej kategorii i je szybko i w prosty sposób sumuję, a sumę wpisuję do arkusza kalkulacyjnego.

KALENDARZ

Tutaj mam wydatki i zadania na dany dzień. Kalendarz mam zrobiony zazwyczaj na najbliższe 2 miesiące i podzielony na dni z nazwą dnia i datą. Wydatki i zadania które wykonałem przekreślam jako Completed.

Dodatkowo na dole mam kolejne trzy kategorie – DATY, czyli spis wszystkich ważnych dat takich jak koniec ubezpieczenia na samochód, koniec umowy z operatorem telekomunikacyjnym czy koniec różnych umów abonamentowych; DOMENY, czyli spis domen internetowych które posiadam i daty ich wygaśnięcia oraz ROCZNICE, czyli spis wszystkich imienin, urodzin i innych ważnych dat.

Co miesiąc wrzucam daty z tych trzech kategorii do głównego kalendarza na kolejny miesiąc. Nigdy o niczym nie zapomnę.

ORGANIZER

Organizer to u mnie nic innego jak notatnik. Wrzucam tu uporządkowane notatki, które chcę zachować, na przykład spis wszystkich moich adresów wraz z datami od kiedy do kiedy pod nimi mieszkałem, spis długów wraz z informacją komu jestem winien i kto mi jest winien, stan mojego urlopu w pracy oraz moją wartość netto, którą sobie wyliczam raz na miesiąc i o której będę pisał w osobnym poście. Plus wszelkiego typu ważne notatki które chcę zachować.

W organizerze jest również osobna kategoria ze spisem wszystkich firm z których usług korzystałem lub korzystam – w momencie kiedy będę się przeprowadzał mam gotową listę firm których muszę powiadomić o zmianie adresu.

OUTSOURCING

Tutaj wrzucam wszystkie projekty które zlecam na zewnątrz – głównie dotyczą one mojej firmy, ale również w przyszłości projektów związanych z blogiem i dochodami pasywnymi.

Zamieszczam tu również informacje o wszystkich otrzymanych fakturach od tych firm – dzięki temu wiem ile co mnie kosztowało.

Każda firma lub osoba której coś zlecam to osobna kategoria, osobny duży punkt.

ZADANIA

Tutaj mam dwie główne kategorie – PRYWATNE oraz FIRMOWE, w których jest lista zadań do wykonania. Zadania wykonane odkreślam jako Completed, a po pewnym czasie kasuję. Są to tylko i wyłącznie zadania ogólne, nie podlegające pod konkretny projekt. Zadania dotyczące na przykład konkretnego Klienta czy bloga są w innej cześci mojego WorkFlowy.

MOJE PROJEKTY

Tutaj mam wszystkie swoje projekty. Od firmy do bloga czy książek które planuję. Każdy projekt mam podzielony na kategorie: na przykład Projekt – Blog mam podzielony na kategorie: ZADANIA, KATEGORIE WPISÓW, PLAN WPISÓW, POMYSŁY NA WPISY, POMYSŁY NA REKLAMOWANIE BLOGA, POMYSŁY NA ZARABIANIE NA BLOGU.

PROJEKTY KLIENCI

Główne projekty to po prostu firmy, nazwiska i imiona Klientów. Każdy projekt dzieli się na kategorie ZADANIA, KONTAKT, USTALENIA, HISTORIA oraz POMYSŁY.

Zadania to lista zadań do wykonania w danym projekcie.

Kontakt – wszystkie dane kontaktowe do danego Klienta wraz z notatkami, na przykład czy Klient jest dostępny w weekendy albo że nie jest dostępny w ciągu dnia.

Ustalenia to spis wszystkich ustaleń z danym Klientem, w szczególności finansowych.

Historia to wszystkie ważne daty wraz z opisem co danego dnia się stało, na przykład kiedy pozyskałem danego Klienta, kiedy mi zapłacił, kiedy wykonałem projekt i tak dalej.

Pomysły, czyli lista wszelkich pomysłów na dany projekt. W większości są to propozycje dalszych prac. Na przykład kiedy mam do zainstalowania sieć w biurze pomysłem może być zaproponowanie Klientowi oprogramowania antywirusowego na wszystkich komputerach albo wymiana monitorów, jeśli są stare i niewygodne.

Po jakimś czasie takie pomysły to świetna sprawa – znacznie łatwiej uzyskać dodatkową współpracę i zlecenie od Klienta dla którego już pracowaliśmy i który jest zadowolony z naszych usług.

WorkFlowy zmieniło moje życie.

Muszę przyznać, że ten mały, niepozorny programik zmienił moje życie na lepsze w stopniu niesamowitym. Wrzucam tu praktycznie każdą myśl, każdy pomysł, wszystko co przejdzie mi przez głowę.

Nie mam również żadnych wymówek, żeby po prostu działać…

A Ty? Jakiego programu używasz? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach, będzie mi bardzo miło. A i nam wszystkim – Czytelnikom, pewnie się to przyda. Dzięki!