24

Jeśli jest coś, w czym jestem naprawdę dobry, to jest to prokrastynacja. Modne słowo, które w praktyce oznacza przekładanie wszystkiego na później. Odwlekanie. Odkładanie. Zrobię to jutro.

Cóż, trudno. Tak już mam. Jeśli jednak chcę cokolwiek osiągnąć, muszę troszkę ze sobą powalczyć. Znam siebie już na tyle dobrze, że doskonale wiem, że nie mam co przekonywać siebie samego jakąś logiką czy próbami motywowania się. Potrafię bowiem jeszcze lepiej przekonać samego siebie, że tak naprawdę to wcale nie muszę niczego dzisiaj robić. I jestem w tym przekonywaniu naprawdę dobry.

Trzeba sobie więc radzić inaczej. Tu z pomocą przychodzą mi dwie rzeczy – odrobinkę zmodyfikowana przeze mnie technika Pomodoro z dodatkowymi ulepszeniami, które testuję na sobie od jakiegoś czasu, oraz aplikacja na telefony / tablety o nazwie Pomodoro Challenge Timer do zarządzania czasem i monitorowania projektów.

Te dwie rzeczy sprawiły, że z miesiąca na miesiąc moja produktywność pnie się w górę i jest to naprawdę zauważalne w życiu. Pod każdym względem.

Pomidor? Jaki pomidor?

Nazwa tej techniki pracy wzięła się od popularnych kuchennych minutników (na przykład do gotowania jajek) które bardzo często mają kształt pomidora. Muszę przyznać, że nazwa jest fajna.

Technika polega, najprościej mówiąc, na skupieniu się na jednej wykonywanej rzeczy przez określony czas, na przykład 30 minut, a później bardzo krótkiej przerwie. Jak ja to wykorzystuję i co mi to daje – w tym wpisie dzielę się z Tobą moimi doświadczeniami i trikami.

Faza I – moje zasady pomidorowe.

Każdy projekt rozpisany na zadania.

Każdy projekt, zarówno prywatny, jak i firmowy czy blogowy, mam rozpisany na konkretne zadania. Używam do tego programu, który już przedstawiałem na blogu – Jak zorganizować sobie zadania, notatki i obowiązki – moje WorkFlowy.

Pierwsza czynność w danym projekcie rozpisana co do szczegółu.

Mam taką zasadę, że kiedy kończę danego dnia pracę nad jakimś projektem, to przed końcem pracy opisuję jeszcze kolejną czynność – którą będę mieć do wykonania w przyszłości – bardzo dokładnie.

Dzięki temu, kiedy kolejny raz, na przykład po dwóch dniach, będę chciał się zabrać za to zadanie – mam bardzo dokładnie, czarno na białym, opisane rozpoczęcie tego zadania. Czyli dokładnie, krok po kroku, co mam zrobić.

Bardzo często jest tak, że chcemy się za coś zabrać, ale nie wiemy dokładnie od czego zacząć. Bo tych spraw które powinniśmy zrobić jest po prostu za dużo. Ja zawsze używałem tego jako świetnej wymówki… żeby nie robić kompletnie nic.

Mówiłem sobie tak: Marcin, patrz chłopie, jest już wpół do dziesiątej. Zanim włączysz komputer, będzie jedenasta, i do dwunastej niewiele zrobisz. Zamiast tego jutro po pracy, od razu po piątej, wskoczysz pod prysznic a później od razu zabierzesz się rześki i pełną parą za zadanie. I będzie super, naprawdę. Jutro.

Po czym już zupełnie uspokojony i przekonany nieodpartą logiką powyższych argumentów, włączałem komputer (zajmuje to 15 sekund) i oglądałem odcinek Przyjaciół. A później jeszcze kolejnych pięć.

Nie muszę chyba wspominać, że kolejnego dnia rytuał się powtarzał.

Teraz wygląda to tak:

W danym projekcie, niech to będzie pierwsza książka, najbliższe zadanie mam opisane tak:

„OKŁADKA – Marcin, krucafuks, w tym roku książka ma być w sprzedaży. Nie da się sprzedać książki bez okładki, chyba nawet ty to wiesz, nie? Więc bierzesz kartkę A4 (są w szafie na dole), długopis (leży zapewne przed tobą, między laptopem a monitorem) i chłopie działasz. Cała kartka to wielkość okładki, rysujesz wszystkie tytuły, piszesz treści (marketingowy język korzyści, głąbie! – strona tytułowa ma zachęcać, żeby klient wziął książkę do ręki, a strona z tyłu ma go przekonać, żeby ją kupił) i mniej więcej ustalasz wielkość wszystkiego – później to samo robisz z tylną stroną okładki. Później odpalasz Photoshopa i próbujesz to przenieść, dodając kolory.”

Tak to mniej więcej wygląda.

Kiedy w sobotę rano siądę obudzony w fotelu, będę się zastanawiał co mam do zrobienia i postanowię coś ruszyć z książką – tak opisany pierwszy krok wytrąci mi z ręki wszelkie argumenty do walki z samym sobą.

No bo przecież wszystko co mam do zrobienia, to wziąć kartkę (jest w szafie na dole) i długopis (leży przede mną, między laptopem a monitorem).

I wiesz co? Po pięciu minutach działam już pełną parą, a po godzinie lub dwóch okładka jest w miarę gotowa w Photoshopie, i to w 3 wersjach.

A ja piszę szczegółowo kolejne zadanie, bo do projektu wrócę wieczorem albo następnego dnia. I znów będę dokładnie wiedział, co mam zrobić.

Faza II – używanie Pomodoro Challenge Timera.

Na dole zamieściłem kilka ekranów z programu.

Pomidor trwa 30 minut, przerwa 3 minuty.

Każdy pomidor trwa u mnie 30 minut. Dlaczego? Ponieważ dwa pomidory to godzina, a ja mierzę dzięki temu czas jaki spędzam nad każdym projektem.

Przerwa trwa 3 minuty – to wystarczy, żeby się przejść do ogrodu przed domem i odetchnąć głęboko albo wziąć sobie sok pomarańczowy lub grejpfrutowy z lodówki (koniecznie z bitsami!).

Na czym polega pomidor?

Pomidor to 30 minut, w czasie których skupiasz się na zadaniu na 100 procent. Żadnych rozpraszaczy, nic innego. Tylko działanie.

Kiedy nie chce mi się pracować – obiecuję sobie: jeden pomidor na bloga, jeden pomidor na firmę – i masz chłopie wolne na resztę dnia. Zazwyczaj po dwóch takich pomidorach, czyli godzinie pracy, rozkręcam się na tyle, że nie chce mi się wcale kończyć pracy i robię kolejne 2 – 4 pomidory.

Mam również zasadę, żeby nie pracować dłużej niż 3 godziny, czyli 6 pomidorów. Wystarczy.

Każdy projekt wpisany do programu.

Każdy projekt nad którym pracuję, czy to prywatny, blogowy czy firmowy, mam wpisany do programu jako osobny projekt.

Dzięki temu dokładnie wiem, ile czasu zajął mi dany projekt.

Ma to również wielkie znaczenie w przypadku firmy.

Monitorowanie pracy – czy wiesz, ile zarabiasz?

Czy wiesz, dokładnie, ile zarabiasz? Za godzinę pracy? Z dojazdem do klienta, ale również przykładowo podjechaniem do sklepu komputerowego żeby kupić jakiś kabel który będzie Ci potrzebny do pracy dla danego klienta – przecież wówczas też jesteś w pracy, prawda?

Dla mnie moment, w którym rozpocząłem pomidorową przygodę – otworzył mi oczy.

Wszystko było inaczej, niż sobie wyobrażałem.

Klienci, których uważałem za najlepszych, nie dawali mi zarobić nawet minimalnej ustawowej godzinowej stawki. Klienci, których nie traktowałem poważnie, bo nie uważałem ich za najlepszych moich klientów – dawali mi zarobić więcej, niżbym kiedykolwiek pomyślał.

Matematyka ma to do siebie, że nie da się jej oszukać. Dwa plus dwa to zawsze cztery, a dziesięć godzin to dwa razy więcej niż pięć godzin.

Mając czarno na białym czas, jaki spędzamy nad poszczególnymi projektami, możemy bardzo szczegółowo obliczyć na przykład ich rentowność.

Wiemy dzięki temu dokładnie, ile w rzeczywistości zarabiamy za godzinę pracy nad danym projektem lub dla danego klienta.

Wynagrodzenie za projekt, minus koszty, dzielimy przez ilość pomidorów i mamy konkretną kwotę za 30 minut pracy nad projektem.

Program Pomodoro Challenge Timer świetnie to dla nas monitoruje.

Grywalizacja.

Program ma wbudowany mechanizm tak zwanej grywalizacji, czyli wynagradza nas za dobrą pracę przyznawaniem nam rankingów czy odznaczeń.

Muszę przyznać, że twórcy tej aplikacji popisali się niesamowitym humorem – świetnie to w praktyce funkcjonuje.

Statystyki i liczby.

Program zapamiętuje wszystko. Zapisuje ile pracowaliśmy danego dnia, nad danym projektem, i sumuje wszystkie dane w fajne podsumowania – statystyki liczbowe oraz wykresy.

Wszystko genialnie proste i niesamowicie funkcjonalne.

I tak to u mnie wygląda.

A Ty? Jakie masz sposoby na produktywność? I na zabranie się za robotę, zamiast odkładania „na później”?